Siehe auch Stichpunkt –> Kommunikation
Ein regelmäßiger Austausch im Betrieb ist die Voraussetzung für Erfolg und ein gutes Betriebsklima. Doch in vielen Betrieben werden Besprechungen als wichtige Maßnahme der Kommunikation nur unzureichend genutzt. Oder sie finden ohne entsprechende Vorbereitung und Disziplin statt, was deren Sinn und Erfolg massiv infrage stellt.

Im Folgenden haben wir für Sie grundlegende Prinzipien aufgeführt, die für eine nutzbringende Besprechung unverzichtbar sind:

A Ein Verantwortlicher lädt zur Besprechung ein.

B Mit der Einladung werden die zu besprechenden Tagesordnungspunkte versendet (Agenda).

C Die Einladung mit Datum und Ort wird frühzeitig an alle Teilnehmer übermittelt.

D Die Teilnehmer bestätigen den Termin oder benennen einen Stellvertreter, der sie vertritt

E Alle Teilnehmer erscheinen pünktlich zum Termin, die Besprechung beginnt zum vereinbarten Zeitpunkt.

F Zu Beginn des Termins wird ein Protokollführer bestimmt, der auch den zeitlichen Ablauf im Auge hat.

G Ebenfalls am Anfang der Besprechung wird geklärt, ob aus vorhergegangenen Terminen noch Punkte offen sind, die zuerst abgearbeitet werden sollten.

H Anschließend werden die einzelnen Punkte der besprochen.

I Im Protokoll werden Informationen zu den Diskussionspunkten vermerkt, aber auch Antworten auf die folgenden Fragen …

WER ? MACHT WAS ? BIS WANN ?

J Bevor der Termin pünktlich endet, wird jeder Teilnehmer aufgefordert, eine kurze Einschätzung oder ein kurzes Resümee zu formulieren.

K Abschließend wird mit allen Teilnehmern der Termin für eine nachfolgende Besprechung formuliert.